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主动开发外贸客户丨通过这样的四封邮件有效撩动对你不理不睬的潜在客户,内附模板!

2018-12-03 21:04:46

当谈到如何开发潜在客户时,采用简洁有效的沟通比什么都重要。

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根据DMR的商业统计数据,我们平均每天发送和接受121封电子邮件,而这个数字会随着个体在组织中获得的更多权利和责任而攀升。因此,您发送的邮件信息需要清晰,明确并且具备可读性和相关性。毕竟,在大量的邮件中脱颖而出不是件容易的事。


以下是我们通过数据得出的几个例子可以对潜在客户的开发带来促进作用。


说明:



1. 这些比我们通常发送的电子邮件更广泛的应用于不同类型和类别的公司。

2. 您当然可以比下面的案例写的更精彩,但请注意某些细节。



“撬动”潜在客户最重要的是,知道他们其实并没有很多时间来阅读长篇大论或者充斥着网络流行语的电子邮件,请确保您的客户看到后不会崩溃,请记得始终把自己置于客户的位置


以下4封电子邮件模版,帮助您与潜在客户联系:


1. Landing the First Communication: Introduction Email to Potential Clients


敲定第一次沟通:向潜在客户发送电子邮件


这封电子邮件用来介绍公司情况,关键是建立你在客户心中专业的形象,并且提出沟通的邀请。


Hi [Prospect],


We’re a Y company that specializes in XX to help you。。。


我们是一家Y公司,专业生产XX产品(选择您的主要业务以及成功经验,可以帮助您的公司解决XX问题


I’m wondering if you might be open to an initial conversation to gauge a fit? We’ve worked with companies like XX and XX to gain XX% goals。


我想知道你您是否愿意跟我有一次沟通交流?我们与XX的公司合作(插入两到三个客户) ,主要是XX产品。


If you have a minute or two to learn more about us, you can visit us here at XX。 If I don’t hear from you, I will reach out to you via phone later in the week。


如果您有时间可以点击XX网址来了解更多信息。如果我没有收到您的回复,我会在本周再通过电话与您联系。


Thank you,

[Your Name]

2. Landing the First Communication: Follow-Up Email


敲定第一次沟通:后续电子邮件


这将用作上述电子邮件的后续(第二天或下一周)。


我建议使用这样的主题行:Sorry I Missed You。我们的研究发现使用这样的主题行,邮件的打开率在30%-40%。


Hi [Prospect],


Quickly following up on my email from yesterday。 I tried to call you, but was unable to connect。 Hoping to set up a call to introduce my company, XX。 Do you have 10 minutes anytime early next week that would work?


这是接着昨天那封邮件写的。我试着打电话给您,但无人接听。我真诚地希望能有机会跟您在电话里介绍下我们的公司(放入公司名称)。您下周能抽10分钟跟我通个电话吗?


I thought you might find some interest in our work with XX comapany. We helped them to achieve goals resulting in XX% increasing achievements. You can read the whole story here: XXX。


我认为你可能会对我们与客户的合作感兴趣。我们已经成功帮助他们取得的很好的业绩目标。(理想情况下此处可以列出一些数据,但其实任何有积极意义的结果都能起作用)您可以看下这些案例。(可以提供案例附件,如果涉及保密信息,也可不提供)


As a reminder, we’re a Y company, exper / specializing in the XX category。 We’ve worked with XX company, and many others to achieve goal。


请容我再提醒您:我们只专业与XX产品的Y公司,我们已经跟很多大客户合作,并且帮助很多人完成了业绩目标。


Best,

[Your Name]

3。 Post-Proposal Send: Follow-Up Email


提案后发送:后续电子邮件


这封邮件尽量别用,除非你的潜在客户彻底消失了。这封邮件通常会得到回应,因为它轻微地暗示了客户他们“消失”了,而您还想坚持联系他们,这既简单又有效。


此外它还能再一次的向潜在客户展示公司信息以及您的专业产品。


据我们的研究表明,大多数潜在客户的回应是道歉和欣赏。即使你现在还没有获得客户的订单,但至少你知道是否可以继续将这个客户列在你的名单中。


这里推荐使用的主题行为:[Company Name] -- Still Interested?


Hi [Prospect],


Hope you had a good weekend (been well, etc.*).


希望您度过一个愉快的周末。


Not sure if you’ve been really slammed or you’ve decided to hold off for now, but I wanted to see if you might have any feedback on our proposal?


虽然不太确定您是拒绝了我们还是悬而未决,但我还是想知道您对我们的产品和提案是否有意见或建议?


Certainly no rush on our end -- I don’t want to become a pest if you’d prefer I hold off on contact.


当然我并不急于求成,如果您是暂时没有需求也请告诉我,因为我不想成为被您讨厌的人。


I also thought you might have some interest in a recent post on XX category。 You can read it here: link。


我还觉得您可能对我们近期关于XX的产品感兴趣。(一份为客户特别定制的产品类目文件,如果没有,也可以使用一些第三方文章佐证),您可以在此阅读:(附件)。


Look forward to hearing from you。


期待您的回信。


Thanks,

[Your Name]


注意:不要使用Hope you’ve been well/had a good weekend来做主题行。


4. Last-Try Send: Follow-Up Email


最后尝试发送:跟进邮件


不止一次的跟进联系潜在客户很重要,但知道什么时候放弃也很重要。是什么时间点呢?当客户觉得你在浪费他们的时间,或对方真的没有意向,而你也来浪费开发其他潜在客户的时间时。


因此,当您没有更多时间精力来跟进这个潜在客户时,或者目前无法继续推进时,可以使用下面这封邮件。


Hi [Prospect],


I've tried to reach out a few times now without a reply。 Usually when this happens, it means my offer is not a priority right now。 Is it safe for me to assume that's the case here?


我试图联系您好几次但都没有回复。通常情况下,这意味着我的报价(或产品)目前不在您的优先考虑范围内。不知道我这样的猜想是否正确?


If it is, I won't bother you any more. If you'd rather I follow up in a month or two when you have more bandwidth, I'm happy to do that as well.


如果是的话,那我不再打扰您。如果您在一至两个月内有更多的需求,那么我很高兴再给您发送产品类目及报价。


Thanks for your time.


感谢您拨冗阅读。


Regards,

[Your Name]



   我是一个案例  


案例背景简介:通过谷歌开发找到荷兰当地品牌的饮料制造商Mike,通过结合找邮箱工具(欲了解工具加我微信15312798557)进一步搜索,找到他的企业邮箱地址,预备推广促销礼品。


01  
1封开发信和后续3封跟进邮件



第一封开发信:



Hi Mike,


It’s Sophie from PAE China. Hope this email finds you well.


Consolidating your purchases from China has never been easier, we have completed numerous projects in Europe and you may even know some of the brands we've worked with.


There are a wide range of variety of marketing materials can be offered for your budget. What will the sound of your brand be?Find me on WhatsApp: XXXXX and let's discuss more.


Best Regards,


Sophie




小结:


这封开发信我主要讲清楚几点:


1)要整合那么多不同种类的产品出柜,并不容易,但我们在欧洲已协助过很多品牌生产制造商完成了很多类似这样的项目。以此突出我方实力。


2)促销礼品种类繁多,我们会根据客户的budget预算和品牌定位,做出适合的促销礼品方案。


3)一个小问句“What will the sound of your brand be?”引起客户好奇心。因为促销礼品,说到底就是get branded.


客户的最终目标是通过带有公司logo或促销语的礼品来提升和打造企业的品牌形象,同时引起媒体关注和吸引消费者。而不是干巴巴地说“我能提供马克杯”“我能提供圆珠笔”“我能提供帽子”这类的表述。


附上这样一句话,他很可能会感兴趣,我们到底能为他的品牌做点什么?这已经将客户的注意力从产品牵引到品牌上了。


两天后,客户没有回复,意料之中。


我写了一封跟进邮件:



Hi Mike,


It’s Sophie again。 Last time I mentioned we can offer the marketing materials。


Trust you're very busy, but I've been wanting to have a quick chat about bringing promotional items presentation to you.


If 10 minutes of your time isn't too much to ask, then maybe we could jump on a quick call to discuss this? 

 

Best Regards,


Sophie




小结:


这封跟进邮件直接开门见山,我想跟他进一步约电话沟通促销礼品方案,语气表达得很尊重很委婉,理解他忙也明白他时间宝贵,但仍旧想争取。


客户依旧没回复。


三天后,我又追了一封邮件,开始下猛料:



Hi Mike,


Based upon your Instagram you're a big fan of Coca Cola - inspiring me to reach out to you again.


You know we have been also authorized to produce some give away items for Coca Cola - South Africa。


Please see attached the photos for your reference。


Best Regards,


Sophie




小结:


我注意到这位Mike很喜欢可口可乐。虽然他也是做饮料的,但是时不时都会在Ins。上面晒可口可乐。我猜想他很欣赏可口可乐的文化,所以文中提及到这点并且附上南非可口可乐授权后我们供应的促销赠品图片。以此进一步表现出我们的实力。可是,客户仍旧没反应,沉住气。


五天后,继续跟进:



Hi Mike,


Good day.


I would like to share you with the inspection report for 20 kinds of promotional gifts shipped recently。


Thank you for taking the time to read my email。 Really hope we cross paths in future。


Best Regards,


Sophie




小结:


附上一份验货报告,完整地给客户呈现出各种促销礼品的款式、工艺流程以及验货、出货环节的细节。



02   客户已有合作多年的供应商,怎么撬动他?



 

三天后,客户首次回复我:



I am happy with my current suppliers. They are also in China. We have working with them for about 5 years, and we are very satisfied.




这封邮件第一遍看,简直就是残酷的拒绝。就好像表白四次,结果收到了对方的好人卡:别再写来了啊,我们已经有合作多年的供应商,而且大家合作很满意。


再看一遍的时候,就会多一点乐观,起码客户回应我了,并且告知了实际情况:他们在中国已有供应商。


琢磨了半天,我回复如下:



Hi Mike,


Thanks for your feedback.


Many of our current customers have used different suppliers in the past. Despite how much I really want your business, I'm sincerely happy for you & your company and how your vendors have performed.


When struggling to overcome delivery, prices etc challenges, please come to us for a quote or solution. You can always depend on our quality service.


I will keep updating you our new arrival of gift items if it will not bother you.


Best Regards,


Sophie




小结:


1)首先指明,我明白他的意思,目前我们很多客户过去也曾和其他的供应商合作过。


2)无论现在多想和他合作,但仍要为他所提及的情况而高兴,所指是他的供应商目前一切都让他很满意这件事。


3)提醒他当遇到交货期和价格等难题时,可以随时找我报价或者提供方案。也就是说,我愿意当一个备胎(划重点:备胎在外贸里不可怜),表示他可以信赖我们的服务。


4)继续委婉表达,如不打扰,我会一直将新款的促销礼品消息传递给他。这是在给后期的持续跟进埋伏笔,如果他不回复,我就当他默认。


与其同时,我一直关注他在LinkedIn 和Ins上面的动态,在他产品发布的时候我就发邮件:Congrats for your new launch. It looks really awesome.


此后我按照每个月在他面前露一次脸的频率进行跟进,对社交平台保持密切关注。在有新品的时候给他发邮件,在有折扣或者有参展消息的时候给他发邮件。整个过程客户都不回复,但是从显示邮件已读这点看,沉默不代表不感兴趣,也不代表反感。


三个月后,收到客户的首封询盘:



Dear Sophie,


Please advise us quotes for 10,000pcs round neck shirts to consolidate with our 40'hc other gift items. Artwork is as attached.


Mike




那个时候真的特别开心,他终于松动了。


分析发来的询盘:


1)设计稿齐全,2款;

2)数量明确,10000件;

3)他有一个40尺高柜要出,订这批衣服预备一起拼柜出货。


他的询盘内容,衣服材质不明确,纯棉还是涤棉?或是其他规定的材质?数量10000件是2款的总数量,还是每款各5000件?尺寸的配码如何?小码多少件?中码多少件?大码多少件?还是有特定的码数要求?其他的货已经完成了吗?我需要把货送去哪里?这关乎运费核算。印刷方式是热转印、烫印还是局部绣花、局部热转印?还是局部丝网印、局部热转印?


通常这些是我和供应商询价时,供应商问我的各种问题,但是我不会这么去烦客户,我们要做的,是让客户省心,高效解决他的需求。


于是我按照每款10000件报价。根据设计稿图案面积大,我建议全身烫印。考虑到促销礼品的性质,我建议了三种材质,第一种假设给他的老客户做公司礼品用,那么建议100%纯棉,质量好,舒服透气;第二种是莫代尔材料,手感好,环保人造纤维,价格适中;第三种,如果他是短期做活动,促销赠品,建议涤棉材料,价格会更便宜。


在报价的时候,根据出货经验估算了运费,摊到单价里去。


上述所有的问题都根据自身经验去给客户建议。如若他有特殊要求,肯定会在询盘中提出,或者在后续邮件中指出。




03   
客户给我挖坑,如何和他进一步谈判?




在询盘里,我突出了一个亮点:Guarantee color of pattern would never run。因为客户的设计稿中衣服是深色的,图案很复杂,如果是劣质产品,很容易洗后掉色。为减轻客户顾虑,我特别强调图案的颜色不会掉色。


客户选择了全棉材质,并问我一个问题:Confirm color will never fade? What guarantee?看出他给我挖的坑了吗?我原文用never run指图案不会掉色,他问我是不是颜色never fade不会褪色。


给大家科普下行业知识,褪色是指纱、线、织物或有色基质上的颜色,经日光照射或空气中的燃气薰燎导致在色光、深度或艳度方面所出现的变化。防止褪色的关键是选用性能稳定、不易褪色的颜料。而掉色就是洗了一下以后,水里会含有部分布料上的颜色。掉色是因为在印染过程中,有染料没有去净,而形成的浮色。严格的讲只要是全棉制品,没有不掉色的,所以那些回答你“不掉色”的人,就需要多小心点儿了,多半是化纤品。


我回复:



There may be loose color after first time of washing as the round neck shirts are dark colors. But we guarantee the color of pattern will not run after times of washing. Please advise your decision accordingly.




即便他已经和我有互动了,很可能有机会合作,但是前期得把细节沟通清楚,不然后续合作也是隐患不断,如果第一次合作就出现质量问题的投诉,不是花样作死吗?


所以我的解释是,因为圆领衫是深颜色的,在第一次洗涤之后可能会出现浮色,这是正常现象,但是多次洗涤后,图案上的颜色是不会掉的。


客户两天没回复,我继续跟进:



Friendly reminder on the below email so we can proceed。




他回复我:



Please bear with us. We are also enquiring in India where fabric is relatively cheaper. We shall advise once we get the firm prices from those suppliers. 




他让我保持耐心,他们在和印度的供应商比较价格。印度的布料价格相对便宜,等他从其他供应商那拿到价格后,会通知到我。


当今的竞争就是这么激烈,不仅国内千帆竞渡,国外也互争雄长。


我回复:



Well noted. If it is ok, please feel free to send us your target. We will see how to adjust to meet your requirements, thank you.




因为他的回应是在暗示,他在收集供应商的报价。所以价格要很有比较优势,而我的回应表示,如果你能告诉我目标价的话,我可以根据你的价位来调整质量。


我不会说给最便宜的价格,因为永远有人比我更便宜,但是只有质量的调整,价格才会相应变动。如果想追求低价,你就得对质量妥协。


继续等待,一星期后我跟进:



Could you please help update the status? Thank you。 




询问他最新进展。


他回复我:



Can we have a sample? 




我当天安排寄出,五天后样板到他手后,他回复:



Please wait as many changes are needed as per new guidelines。 




继续等,根据新条例有了很多新变动。


我也不知道具体是什么,回复:



Thanks for your update。 Have a nice day。 




既然他让我等,就证明我还有机会。那就等,保持常规跟进就好。



04   
客户和我讨价还价,如何赢得他的订单?



五天后,Mike回复:



Quotes from India are at $2.25 for a round neck shirt. Hope you would be able to match the prices.




我的报价是USD3.4,从他的回复可以看出两点:


1)他说希望我能达到他的目标价,而能百分百肯定的是,他愿意给出比印度供应商报价高出一块多美金的价格来和我谈,结合他之前提问过我掉色的问题,说明他重点考虑质量。


2)更重要是,这个目标价肯定是有水分的。不然怎么会和我谈,不是去和低价的那位谈?


想到这些,我特意晾了他一天。


隔天,我回复:



Please advise if we can adjust the material/quality a little bit to meet your target. We will update you the details tomorrow.




是否可以接受调整质量去对应他们的目标价,我没说降低质量。我说的是adjust,调整。因为不想给他感觉,你想要便宜的啊,那质量很差哦。这样会显得很赌气,很不专业。


他回复我:



Please stick to the cotton material。 



他还是要棉质。


我继续晾了他一天。


来梳理一下价格:原先报价USD3.4 100% 180g纯棉,价格含有12%利润。因为是EXW,我可以让利5%给他。但是我不会给他感觉我是在质量不变的情况下降价给你。不然以后他会习惯一直讨价还价。


其实行内人都知道,160g和180g的纯棉几乎在价格上是没差别的,可是我得和他传递出差别。因此我再次报价过去,USD3。2/pcs 100%纯棉160g,并且表示:This is our rock-bottom price for the cotton material。 We don't want to compromise the quality which may bring future headache。 Hope you can understand。


在报这个价格的时候,我很仔细地斟酌了大半天。因为我担心他会直接去找原来的供应商或者跟低价走和印度那边下单。所以我和他强调现在这个价格已经是最低价,暗示他一味妥协质量,后续可能会带来不必要的麻烦。


三天后,他确认了订单。一分钱一分货,并且他也看过我们样板的质量。至此,我们开始了第一次合作,32000美金的订单,是个很不错的开始。



05   案例总结和实用句型分享


我想给大家总结的是:


开发信并不是一劳永逸,要持续跟进。在前几次的跟进最好要在邮件中和客户回顾下之前的内容,refresh一下。不然客户可能都忘了你是谁,你之前发了什么。


当客户说明I am happy with my current supplier或者We already have a supplier for that的时候,并不要看成是一种回绝。尽可能去了解对方是谁,再来对症下药。


分享一些有效的回复句型:



I'm happy that you have a good relationship with your current vendor already. Does they bring you 100% the results you are expecting or are there still areas where value can be added? 


开门见山,很高兴你们已经和现有的供应商保持良好的合作关系了。他们是否100%符合您期望?还是我们还有什么空间可以补充上的?因为你不知道客户现在是否和他的供应商存在合作痛点。






At this point, I'm not asking you to rip anything out. We'd just like the opportunity to show you how we're different and how we've provided additional value to our clients. I can present you some case we've done for our other clients. 


表达现在没有想从你这拿走什么,只是想能否给予机会展示一些案例,来证明我们公司也很有竞争力,一直在为我们的客户带来价值。






Have they ever let you down? Are you looking for a more reliable vendor you can have confidence in. If possible, we can schedule a follow up call. 


如果你的公司特别有实力,并且了解到你们远胜于竞争对手,可以直接自信和客户这么说,请求是否可以电话细谈。






Thanks for your information. We'd like to be your backup if you don't mind. Any inquiry or requirements, you can get the prompt attention from us. 


表示如不介意,我们可以做后备。欢迎任何垂询。






It sounds like things are pretty good. Is there anything that you think could or should be better? 


试图挖掘出客户的痛点,询问他是否觉得目前还有待改善的空间。




而从这个案例可以得知,老客户一定要用心去维护。还是那句话,每一个老客户,都可能成为别人的新客户。


我做采购十年,站在买家角度,无论合作得多密切的供应商,我们还是会准备很多后备供应商。当出现状况,比如合作的供应商出现交货掉链子等问题时,可以做到有备无患。因此,买家不会拒绝任何优质供应商给予的支持,多刷刷存在感,才能加强印象。


在还价过程中,我没有被客户牵着鼻子走,反而要牵引他把注意力从关注价格转移到关注质量上去,不然就是没完没了的压价阶段。所以当客户和你还价,不要第一时间降价。即便降价,不要毫无理由毫无原则地降价。客户在这方面不能惯着,不要因为着急拿单,就马上接受客户的压价。


最后,一定要斟酌客户对细节方面的提问,不能落入客户的坑里。比如交期时间要有所保留去说working days工作日,而不是具体多少天,以免客户到时回头和你算账。


调查表明,这些邮件帮助很多人与超级忙碌的买家联系。希望它们也能给您的业务带来帮助。尝试使用这样的跟进邮件,看看它们是否能带来不一样的效果。


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